Microsoft 365 wordt duurder in 2026: zo houd je je licentiekosten nu al laag

Prijs gaat omhoog, kosten omlaag

Per 1 juli 2026 worden Microsoft 365-licenties duurder. Dat is geen verrassing, maar wel een goed moment om te kijken of je nu al onnodig betaalt. In veel kleine organisaties groeit het aantal licenties mee met het werk, zonder dat iemand tussendoor opruimt. Resultaat: je betaalt voor accounts die niet meer gebruikt worden, voor add-ons die niemand kent en voor abonnementen die zwaarder zijn dan nodig.

Goed nieuws: met een gerichte 60‑minuten audit kun je je maandlasten vaak merkbaar verlagen, zonder gedoe voor je team. Het vraagt vooral overzicht en een paar heldere keuzes.

Waarom dit nu belangrijk is

Kosten sluipen erin wanneer medewerkers wisselen, functies veranderen of er tijdelijk extra adressen worden aangemaakt. Ook zie je vaak dat iedereen hetzelfde (duurdere) abonnement krijgt uit gemak, terwijl een deel prima uit de voeten kan met een lichtere bundel. Dat tikt aan, zeker over meerdere jaren en met naderende prijsstijgingen.

Door nu op te ruimen, voorkom je dat de verhoging in 2026 dubbel hard aankomt. Bovendien krijg je grip: je weet precies wie wat nodig heeft, en waarom.

De 60‑minuten audit voor Microsoft 365-licentiekosten

0–15 minuten: maak een simpel overzicht

Begin met een lijst: alle mensen die nu actief werken in je organisatie, plus alle e‑mailadressen die bestaan (ook info@, factuur@, planning@). Zet daarachter wie het adres gebruikt, en waarvoor.

• Markeer adressen van oud‑medewerkers of projecten die voorbij zijn.
• Noteer rol- of teamadressen (zoals sales@ of support@).
• Schrijf kort op welke mensen alleen e‑mail en online vergaderen nodig hebben, en wie ook de Office‑apps op de computer gebruikt.

Waarom dit werkt: je haalt feit en gevoel uit elkaar. Geen discussie over “ik dacht dat we die nog nodig hadden” — je ziet het op één pagina.

15–35 minuten: zet gebruikers in de juiste bundel

Niet iedereen heeft dezelfde licentie nodig. Grofweg zijn er drie profielen die voor kleine organisaties logisch zijn:

• Alleen e‑mail en online samenwerken. Voor administratieve of flexibele rollen die vooral in de browser werken.
• E‑mail + Office‑apps op de computer. Voor medewerkers die Word, Excel en PowerPoint lokaal gebruiken.
• Alles inclusief extra beveiliging en apparaatbeheer. Voor eigenaren en medewerkers met toegang tot gevoelige gegevens of apparaten die je strakker wilt beheersen.

Kijk per persoon welk profiel echt past. Het is normaal om te mixen: de directie kan zwaarder zitten, de rest lichter. Dat levert vaak direct besparing op zonder dat iemand functionaliteit mist.

Tip: zet bij twijfel één of twee licenties een maandje lager voor een kleine groep en vraag na een week of iets ontbreekt. Geen klachten? Dan kun je breder doorvoeren.

35–50 minuten: schrap add‑ons die niet gebruikt worden

Add‑ons stapelen snel. Denk aan extra belfunctionaliteiten, audiovergaderen, aparte beveiligingspakketten of extra opslag. Als niemand ze bewust inzet, zijn het stille kosten.

• Loop je lijst door: wie gebruikt welke extra’s echt?
• Vraag kort bij de teams: wordt dit nog actief ingezet, of was dit voor een pilot?
• Haal weg wat niet nodig is. Je kunt later altijd opnieuw inschakelen.

Waarom dit werkt: add‑ons zijn vaak per gebruiker geactiveerd en blijven dan jarenlang aanstaan. Even doorlopen is low effort, high impact.

50–60 minuten: jaar of maand, en slim omgaan met shared mailboxes

Contractvormen maken uit. Voor stabiele functies is een jaarabonnement meestal voordeliger. Voor seizoenspieken of tijdelijke rollen is een maand‑op‑maand licentie handiger. Een mix is daarom logisch:

• Vaste kern op jaar — dat scheelt per gebruiker per maand.
• Kleine buffer op maand — voor starters, stagiairs of tijdelijke projecten.

Check tot slot je roladressen. Adressen zoals info@, sales@ of factuur@ hoeven vaak geen eigen, betaalde licentie te hebben. Met een gedeelde mailbox kan je team die adressen samen beheren zonder extra licentie. Belangrijk om te weten: een gedeelde mailbox is bedoeld om samen te lezen en te beantwoorden, niet om mee in te loggen. Voor echte personen en externe toegang heb je nog steeds een licentie nodig.

Kleine voorbeelden, groot effect

Stel: je hebt 12 medewerkers en 18 licenties. Na de audit blijkt:

• 2 licenties horen bij oud‑medewerkers die al weg zijn.
• 3 roladressen (info@, sales@, planning@) krijgen een gedeelde mailbox in plaats van een eigen licentie.
• 4 medewerkers gebruiken alleen e‑mail en online vergaderen en kunnen naar een lichtere bundel.
• De vaste kern van 9 medewerkers zet je om naar jaarabonnementen, 3 houd je flexibel per maand.

Optelsom: minder licenties, lichtere bundels waar het kan en een deel tegen jaartarief. Vaak scheelt dat direct tientallen euro’s per maand, soms meer — en je bent voorbereid op de prijsverhoging in 2026.

Veelgemaakte vergissingen (en hoe je ze voorkomt)

Alles naar de lichtste bundel zetten. Klinkt goedkoop, maar leidt tot frustratie als iemand dan lokale Office‑apps of bepaalde functies mist. Beter: per rol bepalen wat echt nodig is.

Vergeten op te schonen bij vertrek. Zet bij het offboarden standaard op je checklist: data veiligstellen, account sluiten, licentie vrijmaken of verlagen.

Roladressen als echte gebruikers aanmaken. Dat kost onnodig licentiegeld en maakt beheer onduidelijk. Gebruik waar mogelijk een gedeelde mailbox en duidelijke rechten.

Alle licenties op maandbasis laten staan. Flexibel, maar prijzig als functies in de praktijk vast zijn. Mix jaar (vast) en maand (variabel) om slim te balanceren.

Onbedoeld dubbele security-oplossingen. Extra pakketten aanzetten “voor de zekerheid” kan dubbelop zijn. Kies een helder basisniveau en voorkom overlappende add‑ons.

Wat kun je vandaag vastleggen

Maak een mini‑afspraak in je bedrijf: wie beheert de licenties en wanneer kijken jullie hiernaar? Een kwartiertje per kwartaal is genoeg. Leg in één documentje vast:

• Welke profielen jullie gebruiken (licht, standaard, uitgebreid).
• Welke functies op jaar of maand staan (en waarom).
• Welke roladressen als gedeelde mailbox lopen.
• Wat er gebeurt bij start/rolwijziging/vertrek (activeren, aanpassen, afsluiten).

Deze kleine routine voorkomt verrassingen en houdt de kosten voorspelbaar. Bij Rendar zien we dat veel organisaties hiermee rust krijgen: minder losse flodders, meer overzicht, en lagere kosten zonder in te leveren op betrouwbaarheid.

Samengevat

De prijs van Microsoft 365 stijgt in 2026. Door nu op te ruimen, licenties te right‑sizen, overbodige add‑ons te schrappen en slim te kiezen tussen jaar en maand, breng je je maandlasten omlaag en voorkom je spijt achteraf. Begin klein: één uur is vaak genoeg om de grootste lekken te dichten.

Wil je dat we meekijken of je keuzes praktisch en veilig zijn? Dat kan kort en zonder poespas. Stuur ons een bericht, dan lopen we de 60‑minuten audit samen door en maak je weloverwogen keuzes die passen bij jouw organisatie.

Een uur controle nu voorkomt maanden van onnodige kosten.